Teknisen rajapinnan magia – case tulorekisteri

Yrittäjä tai palkanlaskija, olisitko valmis luopumaan palkkatietojen ilmoittamiseen liittyvistä työvaiheista, byrokratiasta, monen luukun periaatteesta ja hallinnollisesta taakasta? Ja käyttämään vapautuvan ajan esimerkiksi ydinbisnekseen, asiakassuhteisiin tai jopa pidempään kesälomaan? Minulla saattaa olla sinulle ratkaisu.

Tulorekisterin myötä palkkahallinnon toimintoja on vihdoin mahdollista yksinkertaistaa, automatisoida ja nopeuttaa. Siihen tarvitaan tekninen rajapinta.

Tekninen rajapinta tai integraatio kuulostaa sanana hyvin luotaan työntävältä. Vaikea ja tekninen asia, en halua tietää enempää. Tuntuuko ajatus tutulta? Et ole ajatustesi kanssa yksin. Vaikka sana on aivan kamala, tekninen rajapinta on itsessään aivan nerokas keksintö.

Tulorekisteri hallituksen kärkihankkeena noudattelee valtiovarainministeriön julkistamia Digitalisoinnin periaatteita. Tavoitteena on automatisoida tietojen kulkua yritysten ja viranomaisten välillä. Vuonna 2019 käyttöönotettava tulorekisteri tulee olemaan teknisten rajapintojen suurkuluttaja ja puolestapuhuja. Tulorekisteri tulee toimimaan hyvin pitkälle rajapintojen avulla.

Miten viranomaisten kanssa nykyisin asioidaan?

Esimerkiksi palkkojen vuosi-ilmoittaminen viranomaisille on nykyisin hyvin manuaalinen prosessi.

  1. Lasket ensiksi palkat omassa palkkajärjestelmässäsi tai excelissä tai muulla tavalla.
  2. Sen jälkeen valmistelet tiedot vuosi-ilmoituksia varten jopa usealle eri viranomaiselle.
  3. Jonka jälkeen avaat nettiselaimen ja kirjaudut ja tunnistaudut viranomaisten sähköisiin asiointipalveluihin tai muihin ilmoittamisen asiointipalveluihin.
  4. Sitten ilmoitat saman palkkatiedon yhden viranomaisen palvelussa ja huomenna toisen.

Tiedot voi näppäillä manuaalisesti tai vaihtoehtoisesti siirtää käsipelillä paljon tietoa omalta kovalevyltä tiedostossa.

tulorekisteri asiointipalvelu

Prosessissa on (liian) monta manuaalista vaihetta, joita voitaisiin virtaviivaistaa ja nopeuttaa. Kun manuaalisia työvaiheita on useita, kasvaa myös näppäilyvirheiden riski ja tehokasta työaikaa kuluu saman tiedon moninkertaiseen käsittelyyn.

Tulorekisteri tulee muuttamaan esimerkiksi yllä kuvatun tilanteen ja siitä syntyvän vaivan määrän kokonaisvaltaisesti kun rajapinnat otetaan käyttöön. Rakenteilla olevan tulorekisterin kovaa ydintä ovat juuri tekniset rajapinnat ja niiden hyödyntäminen.

Miksi yrityksesi kannattaa valita tekninen rajapinta?

Teknisellä rajapinnalla tai integraatiolla tarkoitetaan sähköistä yhteyttä kahden järjestelmän välillä. Tiedot voidaan siirtää automaatiossa kahden järjestelmän välillä niin että manuaalisia työvaiheita on hyvin vähän. Sähköinen yhteys voidaan rakentaa esimeriksi palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille.

Rajapinnan avulla voidaan korvata erilaiset tietojen siirtämiseen tarkoitetut sähköiset asiointipalvelut. Käyttäjä voi hoitaa viranomaisilmoittamisen suoraan tutusta palkkajärjestelmästä.

Erillinen sähköinen asiointipalvelu, jossa ilmoittaja joko itse näppäilee tiedot palveluun tai siirtää tiedoston omalta tietokoneeltaan, jää teknisen rajapinnan käyttäjillä historiaan. Näppärää eikö totta?

Teknisessä rajapinnassa työvaiheet on virtaviivaisia eikä rajapinnassa tarvita esimerkiksi pankkitunnuksia viranomaispalveluun kirjautumisessa. Tunnistautuminen tehdään varmenteen avulla, joka haetaan rajapinnan avaamisen hetkellä ja on voimassa aina kaksi vuotta kerrallaan.

tulorekisteri palkanlaskenta

Paras palvelu on huomaamaton palvelu

Tulorekisteriä rakentaessa ja kaikkia uusia palveluja mietittäessä keskeisessä asemassa on asiakkaan palvelupolku. Parasta palvelua on mielestäni se, kun asiakkaan tarvitsee itse tehdä mahdollisimman vähän.

Kun työnantajan palkkajärjestelmästä on rakennettu tekninen rajapinta tulorekisteriin, työnantaja voi unohtaa koko tulorekisterin. Palkkajärjestelmä ja tietokone huolehtivat ilmoittamisesta ja valitsevat oikeat tiedot ilmoitettavaksi tulorekisteriin. Tiedot voidaan automatisoida lähteväksi välittömästi,  kun palkat on laskettu, joten ilmoittamisen päivämääriä ei tarvitse enää muistaa.

Moni on jo mukana

Olemme tulorekisterihankkeessa tehneet pitkään tiiviisti yhteistyötä palkkajärjestelmän toimittajien kanssa rajapintaratkaisujen eteen. Rakennamme rajapintoja, jotta työnantajien ja tilitoimistojen palvelupolku olisi mahdollisimman mutkaton.

Tulorekisterin teknisten rajapintojen testaus on ollut käynnissä nyt maaliskuusta lähtien. 38 järjestelmätoimittajaa on tehnyt testaussopimuksen teknisen rajapinnan testaamisesta (16.5.2018). Tämä vastaa noin 68 % Verohallinnon vuoden 2016 sähköisten palkkojen vuosi-ilmoitusten ilmoittajista. Kehityksen suunta on siis hyvä ja selkeä.

Me tulorekisteriviranomaiset olemme valmiita luopumaan ilmoittamiseen liittyvistä työvaiheista, byrokratiasta, monen luukun periaatteesta ja hallinnollisesta taakasta. Oletko sinä?

Jatketaan keskustelua Twitterissä  @TuloRekisteri ja @AnniinaKorhonen

 

3 Comments on “Teknisen rajapinnan magia – case tulorekisteri

  1. Anniina Korhonen unohdat sen tosiasian, että yritys tai tilitoimisto joutuu maksamaan palkkahallinnon tietojärjestelmätoimittajalle siitä, että tämä rakentaa järjestelmäänsä uuden teknisen rajapinnan sekä uuden tunnistusmenetelmän.

    Jos palkat on aikaisemmin laskettu käsin tai Excelillä, yrityksen on ostettava palkkahallinnon tietojärjestelmä. Toki yritys voi käyttää Verohallinnon ilmaista Palkka.fi-palvelua, mutta senkin käyttöönotto vaatii työtä ja aiheuttaa kustannuksia.

    On turhaa höpinää, että ilmoitusten määrä vähenisi, kun se käytännössä lisääntyy ja määräajat kiristyvät. Tähän asti on kerran vuodessa tehty vuosi-ilmoitukset neljälle taholle seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Jatkossa jokaisesta maksusta tehdään erillinen ilmoitus viiden päivän kuluttua maksupäivästä.

    Totesit, että ilmoittamisen maksupäiviä ei tarvitse muistaa. Nythän niiden muistamisesta tulee entistäkin vaativampaa, kun aikaa on vähän ja maksupäivä on epävarma, jos yritys maksaa palkat ja tilitoimisto hoitaa ilmoittamisen.

    Koko tulorekisteriuudistuksen motiivina on Verohallinnon, Työttömyysvakuutusrahaston sekä eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöiden byrokratian vähentäminen. Yritykset eivät saa mitään korvausta siitä, että ne keventävät näiden tiedonsaajatahojen kustannuksia. Sen sijaan yrityksille määrätään myöhästymismaksuja, jos ilmoitukset eivät tule oikea-aikaisesti.

    Kallis ja monimutkainen tietojärjestelmä olisi voitu toteuttaa huomattavasti kevyemmin, jos Verohallinto, Työttömyysvakuutusrahasto sekä eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöt olisivat kyenneet sopimaan yhtenäisistä tulokäsitteistä. Nyt koko tulolajien silppusäkki heitettiin uuteen tietojärjestelmään, jolloin siitä tuli virhealtis ja kalliisti ylläpidettävä.

    Tykkää

  2. Miten järjestelmä toimii yksityisyrittäjän näkökulmasta?

    Esimerkiksi jos haluan maksaa palkkaa itselleni nyt heti, kirjanpitäjän – joka käyttää mitälie ohjelmistoa – ollessa viikon lomalla?

    Tykkää

    • Hei Lauri! Pahoittelut, että vastaus on kestänyt. Tulorekisteri.fi sivulta voi kirjautua tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun, jossa tiedot voi ilmoittaa verkkolomakkeella tulorekisteriin. Palvelu avautuu 1.1.2019.

      Tykkää

Kommentoi

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

w

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: